Cómo leer un pliego de condiciones antes de ofertar: lista de chequeo

Muchas ofertas no se pierden por precio ni por calidad. Se pierden porque el proveedor no leyó bien el pliego de condiciones, el documento donde la entidad fija las reglas del proceso: un plazo vencido, una garantía mal presentada o un requisito pasado por alto. Antes de invertir tiempo en una propuesta conviene leer el pliego con método. Esta guía le da una lista de chequeo basada en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015. Recuerde siempre que el pliego de cada proceso manda y debe leerse completo.

Antes de empezar: qué documento tiene en las manos

En la licitación pública, la selección abreviada y el concurso de méritos, la entidad publica primero un proyecto de pliego de condiciones junto con los estudios y documentos previos que sirvieron de base para elaborarlo (artículo 8 de la Ley 1150 de 2007). Después expide el pliego definitivo con el acto de apertura. Revise ambos: los estudios previos explican la necesidad, el valor estimado y la modalidad de selección.

Tenga en cuenta que la entidad no puede cobrarle por participar ni por los pliegos (parágrafo 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007). En los procesos de mínima cuantía no hay pliego sino una invitación, con reglas más simples que se verán más adelante.

Si el proceso es de obra pública de infraestructura de transporte, la entidad debe usar los documentos tipo adoptados en el Decreto 1082 de 2015, y no puede incluir ni modificar condiciones habilitantes, factores de escogencia ni sistemas de ponderación distintos a los allí señalados.

Lista de chequeo: lo que todo pliego debe contener

El artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015 dice qué información deben contener, como mínimo, los pliegos de condiciones. Úselo como lista para revisar que encuentra cada punto y que lo entiende:

1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio, identificado con el Clasificador de Bienes y Servicios (cuarto nivel si es posible, o tercer nivel).
2. La modalidad de selección y su justificación.
3. Los criterios de selección, incluidos los factores de desempate y los incentivos cuando haya lugar.
4. Las condiciones de costo y/o calidad para la selección objetiva.
5. Las reglas para presentar ofertas, evaluarlas y adjudicar el contrato.
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y si habrá anticipo y por qué valor.
8. Los riesgos del contrato, cómo se mitigan y cómo se asignan entre las partes.
9. Las garantías exigidas y sus condiciones.
10. Si la entidad y el contrato están cubiertos por un Acuerdo Comercial.
11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12. Los términos de la supervisión y/o interventoría.
13. El plazo dentro del cual la entidad puede expedir adendas.
14. El cronograma.

Si un punto no está claro, no lo adivine: use la etapa de observaciones para preguntar.

Requisitos habilitantes y criterios de puntaje: no los confunda

Esta es la distinción más importante al leer un pliego. Hay requisitos que solo le permiten participar y otros que le dan puntos para ganar.

Requisitos habilitantes

Según el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera y la de organización se verifican como requisitos habilitantes y no otorgan puntaje (salvo lo previsto para la selección de consultores). Su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato.

Por regla general, estas condiciones se acreditan con el certificado del Registro Único de Proponentes (RUP), que llevan las cámaras de comercio. La ley exceptúa del RUP, entre otros, la contratación directa y los contratos de mínima cuantía. Revise que su RUP esté renovado: la renovación debe presentarse a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año, o cesan sus efectos (artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015).

Dos reglas útiles: las entidades deben aceptar la experiencia que usted haya obtenido en contratos con particulares, y las certificaciones de sistemas de gestión de calidad no pueden calificarse ni exigirse como documento habilitante (parágrafos 2 y 5 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007).

Criterios de puntaje y desempate

Ubique en el pliego cómo se asignan los puntos y qué peso tiene cada factor. En bienes y servicios de características técnicas uniformes, el único factor de evaluación es el menor precio; en la selección de consultores, el precio no puede ser factor de escogencia.

Si su empresa es MiPyme, revise si el pliego trae requisitos habilitantes diferenciales o un puntaje adicional, que no puede superar el 0,25% del total de puntos (artículo 2.2.1.2.4.2.18 del Decreto 1082 de 2015). Revise también los factores de desempate del artículo 2.2.1.2.4.2.17 y qué documentos pide el pliego para acreditarlos.

Fechas que no puede dejar pasar

El cronograma es la columna vertebral del proceso. Anote cada fecha y hora apenas lo lea.

Observaciones al proyecto de pliego. Puede comentar el proyecto durante 10 días hábiles en la licitación pública y durante 5 días hábiles en la selección abreviada y el concurso de méritos (artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015). Es el momento de pedir que aclaren requisitos confusos o desproporcionados.

Convocatoria limitada a MiPyme. Si el proceso vale menos de US$125.000 (liquidados con la tasa que fija el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo) y la entidad recibe solicitudes de por lo menos dos MiPyme colombianas con mínimo un año de existencia, debe limitar la convocatoria a ellas. Las solicitudes deben recibirse por lo menos un día hábil antes del acto de apertura (artículo 2.2.1.2.4.2.2 del Decreto 1082 de 2015).

Adendas. Las adendas, documentos con los que la entidad modifica el pliego, se publican en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. En la licitación pública no pueden expedirse dentro de los tres días anteriores al cierre (artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Revise el proceso hasta el último día: una adenda puede cambiar requisitos o fechas.

Lo que puede hacer que rechacen su oferta

Lea con especial cuidado la sección de causales de rechazo. Además de las que fije cada pliego, la ley establece algunas reglas clave:

Garantía de seriedad. No entregarla junto con la oferta no se puede subsanar y es causal de rechazo (parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). Por regla general, debe ser de por lo menos el 10% del valor de la oferta y estar vigente desde su presentación hasta la aprobación de la garantía de cumplimiento; en la subasta inversa y el concurso de méritos, equivale al 10% del presupuesto oficial (artículo 2.2.1.2.3.1.9 del Decreto 1082 de 2015). En mínima cuantía la entidad es libre de exigir o no garantías.

Subsanación. Los requisitos que no afecten la asignación de puntaje deben ser solicitados por la entidad, y usted debe entregarlos a más tardar hasta el término de traslado del informe de evaluación, salvo las reglas propias de la mínima cuantía y la subasta. No puede acreditar hechos ocurridos después del cierre. Si no entrega lo solicitado, la oferta se rechaza. En mínima cuantía, la invitación debe fijar un término preclusivo para subsanar.

Precio artificialmente bajo. Si su precio parece artificialmente bajo, la entidad debe pedirle explicaciones y, según ellas, se recomendará rechazar la oferta o seguir evaluándola (artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015). Tenga sus cálculos soportados.

Lea también el contrato que firmaría

Antes de ofertar, piense si puede cumplir. Revise la minuta, la forma y el cronograma de pagos, y si hay anticipo: la ley permite pactarlo, pero sin exceder el 50% del valor del contrato (artículo 40 de la Ley 80 de 1993), y en ciertos contratos exige manejarlo mediante fiducia o patrimonio autónomo (artículo 91 de la Ley 1474 de 2011).

Mire la matriz de riesgos: le dice qué eventos asume usted. Revise las garantías del contrato (cumplimiento, calidad, salarios y prestaciones) y su costo. Por ejemplo, una empresa de dotación debe confirmar plazos de entrega y tallas; una de aseo, el personal requerido; y quien hace obra menor, si se le pide capacidad residual.

Resumen práctico

• Lea el proyecto de pliego, los estudios previos y el pliego definitivo; use la etapa de observaciones para preguntar.
• Separe los requisitos habilitantes, que se acreditan sobre todo con el RUP, de los criterios que dan puntaje.
• Anote todas las fechas del cronograma y revise las adendas hasta el cierre.
• Nunca olvide la garantía de seriedad cuando el pliego la exija: su falta no se puede subsanar.
• Revise la minuta, los pagos, los riesgos y las garantías del contrato antes de decidir si se presenta.

Este texto es informativo y no reemplaza la lectura del pliego de condiciones ni la asesoría de un abogado o contador. Las normas y los pliegos cambian: verifique siempre la fuente oficial.