Mínima cuantía: cómo funciona y qué debe saber su empresa antes de ofertar

Muchos empresarios oyen que la mínima cuantía es la forma más sencilla de empezar a venderle al Estado. Tiene requisitos más livianos que otras modalidades, pero también reglas propias que, si no se conocen, llevan al rechazo de la oferta. Este artículo explica qué dice la norma sobre esta modalidad, cómo se desarrolla el proceso y por qué no es exactamente una puerta reservada para pequeñas empresas.

Qué es la mínima cuantía

La mínima cuantía es una modalidad de selección del contratista definida por el valor del contrato, no por lo que se compra. Según el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, aplica a la contratación cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto. Puede tratarse de papelería, insumos de aseo, dotación, un equipo de cómputo o una obra menor.

Conviene corregir una idea común: la norma no la presenta como un proceso exclusivo para pequeñas empresas. En principio puede participar cualquier persona natural o jurídica con capacidad para contratar. Solo se restringe a Mipymes cuando se cumplen las condiciones de la convocatoria limitada, que se explican más adelante. Lo que sí la hace accesible son sus trámites simplificados.

Cómo se define el tope de cada entidad

El tope depende de la menor cuantía de cada entidad, que a su vez depende de su presupuesto anual expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). El literal b) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 fija estos rangos:

• Presupuesto superior o igual a 1.200.000 SMMLV: menor cuantía hasta 1.000 SMMLV.
• Presupuesto superior o igual a 850.000 e inferior a 1.200.000 SMMLV: hasta 850 SMMLV.
• Presupuesto superior o igual a 400.000 e inferior a 850.000 SMMLV: hasta 650 SMMLV.
• Presupuesto superior o igual a 120.000 e inferior a 400.000 SMMLV: hasta 450 SMMLV.
• Presupuesto inferior a 120.000 SMMLV: hasta 280 SMMLV.

La mínima cuantía corresponde al 10% de la menor cuantía de la respectiva entidad, y su valor en pesos resulta del salario mínimo vigente. En la práctica, el presupuesto oficial del proceso aparece en la invitación, y ese es el dato que usted debe revisar.

Paso a paso del proceso

El procedimiento está en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. En mínima cuantía no es necesario expedir aviso de convocatoria. La entidad publica una invitación, el documento donde fija las reglas del proceso, que cumple un papel similar al del pliego de condiciones. Antes, la entidad elabora unos estudios previos con la necesidad, el objeto, las condiciones técnicas, el valor estimado, el plazo y el certificado de disponibilidad presupuestal (artículo 2.2.1.2.1.5.1).

1. Publicación de la invitación. Se publica por un término no inferior a un día hábil para que los interesados formulen observaciones. En ese mismo término las Mipymes pueden pedir que el proceso se limite a ellas.
2. Respuesta a observaciones y adendas. La entidad responde antes de que empiece el plazo para ofertar. Puede expedir adendas, los documentos que modifican la invitación, hasta un día hábil antes de la fecha de presentación de ofertas; después solo puede modificar el cronograma.
3. Aviso sobre la limitación a Mipyme. La entidad publica en el SECOP si el proceso quedó limitado a Mipymes o si puede participar cualquier interesado.
4. Presentación de ofertas. El término es de mínimo un día hábil después de ese aviso.
5. Verificación por precio. La entidad revisa las ofertas económicas y verifica que la de menor precio cumpla las condiciones de la invitación. Si no cumple, pasa a la del segundo mejor precio, y así sucesivamente.
6. Informe de evaluación. Se publica durante mínimo un día hábil para que los oferentes presenten observaciones, que deben responderse antes de la aceptación.
7. Aceptación de la oferta. La entidad acepta la oferta de menor precio que cumpla e informa el nombre del supervisor o interventor. La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

Los términos indicados son mínimos. Cada invitación trae su propio cronograma, que puede dar más tiempo, así que revise siempre las fechas del proceso.

Qué requisitos se simplifican

Varias exigencias de otras modalidades no son obligatorias en mínima cuantía.

No se exige el RUP

El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 señala que no se requiere el Registro Único de Proponentes (RUP) en los contratos de mínima cuantía. En ese caso es la entidad la que verifica las condiciones de los proponentes.

Las garantías quedan a criterio de la entidad

Según el artículo 2.2.1.2.1.5.5 del Decreto 1082 de 2015, la entidad es libre de exigir o no garantías. Si las pide, la invitación lo dirá y usted debe cumplir exactamente con lo exigido.

Requisitos habilitantes más acotados

La invitación indica cómo acreditar la capacidad jurídica y la experiencia mínima, si esta se exige. La capacidad financiera mínima solo podrá pedirse cuando la entidad no haga el pago contra entrega a satisfacción de los bienes, obras o servicios. Además, la verificación y evaluación la hace quien designe el ordenador del gasto, sin que se requiera un comité plural.

Esto no significa ausencia de requisitos. El artículo 41 de la Ley 80 de 1993 exige que el proponente y el contratista acrediten estar al día en aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales, cuando corresponda. También aplica el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del artículo 8 de esa ley.

Cuándo se limita a Mipymes

El parágrafo del artículo 2.2.1.2.1.5.2 remite a los artículos 2.2.1.2.4.2.2 a 2.2.1.2.4.2.4 del Decreto 1082 de 2015. La convocatoria debe limitarse a Mipymes colombianas con mínimo un año de existencia cuando concurren dos requisitos: que el valor del proceso sea menor a US$125.000, liquidados con la tasa que determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y que la entidad reciba solicitudes de por lo menos dos Mipymes colombianas. En mínima cuantía esas solicitudes se reciben durante el término de observaciones a la invitación.

Además, la entidad puede limitar la convocatoria a Mipymes domiciliadas en el departamento o municipio donde se ejecutará el contrato. Las personas jurídicas acreditan su tamaño con certificación del representante legal y del contador o revisor fiscal, junto con el certificado de existencia y representación legal; las personas naturales, con certificación propia y de un contador, junto con el registro mercantil. También sirve el certificado del RUP vigente y en firme. Estos documentos deben tener una fecha de máximo 60 días calendario antes del inicio del plazo para solicitar la limitación.

Precauciones antes de ofertar

Compite por precio. La entidad acepta la oferta de menor precio que cumpla. Calcule bien sus costos: un precio mal estimado puede dejarlo fuera o comprometer la ejecución. El artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015 obliga a la entidad a pedir explicaciones si una oferta parece artificialmente baja.

Atienda los plazos para subsanar. La entidad debe dar oportunidad de subsanar las ofertas, es decir, de completar requisitos que no otorgan puntaje. La invitación fija un término preclusivo para cada requerimiento; si no lo fija, puede subsanar hasta antes de que termine el traslado del informe de evaluación.

Conozca los criterios de desempate. Si hay empate, se aplican los criterios del artículo 35 de la Ley 2069 de 2020, acreditados como indica el artículo 2.2.1.2.4.2.17 del Decreto 1082 de 2015. Si su empresa cumple alguno, tenga los soportes listos.

Revise si hay documentos tipo. Para mínima cuantía de obra pública de infraestructura de transporte existen documentos tipo obligatorios que la entidad no puede alterar. También existen compras a grandes almacenes y catálogos de la Tienda Virtual del Estado Colombiano hasta el monto de la mínima cuantía, con reglas propias.

Para el manejo de la plataforma SECOP II, consulte los manuales de Colombia Compra Eficiente. Y recuerde que la invitación de cada proceso manda: léala completa, incluidos sus anexos.

Resumen práctico

• La mínima cuantía aplica a contratos que no exceden el 10% de la menor cuantía de la entidad, sin importar el objeto.
• Los términos mínimos son de un día hábil para observaciones, para ofertar después del aviso y para el informe de evaluación; verifique el cronograma de cada invitación.
• Se acepta la oferta de menor precio que cumpla. No se exige RUP y las garantías quedan a criterio de la entidad.
• No es exclusiva de pequeñas empresas: se limita a Mipymes cuando el valor es menor a US$125.000 y al menos dos Mipymes lo solicitan a tiempo.
• Tenga al día sus aportes a seguridad social y los soportes de desempate, y lea la invitación completa antes de ofertar.

Este texto es informativo y no reemplaza la lectura del pliego de condiciones ni la asesoría de un abogado o contador. Las normas y los pliegos cambian: verifique siempre la fuente oficial.