Qué es el RUP, quién debe inscribirse y en qué procesos no se exige

Si usted tiene una empresa de dotación, aseo, papelería o equipos de cómputo y quiere venderle al Estado, tarde o temprano se va a encontrar con tres letras: RUP. Muchos empresarios creen que sin él no pueden participar en ningún proceso, y otros se presentan sin tenerlo a procesos donde sí era indispensable. Ambas confusiones cuestan oportunidades. En este artículo le explicamos qué es el Registro Único de Proponentes, quién debe inscribirse, qué certifica y en qué casos la ley no lo exige.

Qué es el RUP y para qué sirve

El Registro Único de Proponentes (RUP) es un registro que llevan las cámaras de comercio, dentro del Registro Único Empresarial, donde consta la información de quienes aspiran a celebrar contratos con entidades estatales. Lo regula el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 y lo reglamentan los artículos 2.2.1.1.1.5.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.

Según la ley, en el registro consta la información sobre la experiencia, la capacidad jurídica, la capacidad financiera y la capacidad de organización del proponente, así como su clasificación. Estas condiciones son lo que la norma llama requisitos habilitantes: los mínimos que usted debe cumplir para que su oferta sea tenida en cuenta.

Un punto que conviene aclarar desde el inicio: el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 dice que estos requisitos habilitantes se verifican como cumplidos o no cumplidos y no otorgan puntaje (con la excepción prevista para la selección de consultores). Es decir, tener un RUP robusto le permite pasar el filtro, pero no le suma puntos frente a los demás proponentes ni le asegura el contrato.

Quién debe inscribirse

El artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 establece que todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el RUP de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Esto incluye al independiente que factura como persona natural, no solo a las sociedades.

El Decreto 1082 de 2015 (artículo 2.2.1.1.1.5.2) precisa que la solicitud puede presentarse ante cualquier cámara de comercio del país, pero la responsable de la inscripción, renovación o actualización es la cámara del domicilio del solicitante.

Para las personas naturales extranjeras sin domicilio en el país y las personas jurídicas extranjeras sin sucursal en Colombia, la ley remite al reglamento para que señale cómo verifica cada entidad sus condiciones. Si es su caso, revise con cuidado lo que pida el pliego de condiciones, que es el documento donde la entidad fija las reglas del proceso.

Cuándo no se exige el RUP

La misma Ley 1150 de 2007, en su artículo 6, enumera los casos en que no se requiere el registro ni la clasificación:

• Contratación directa (por ejemplo, la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, que es una de sus causales).
• Contratos para la prestación de servicios de salud.
• Contratos de mínima cuantía.
• Enajenación de bienes del Estado.
• Contratos para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.
• Actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta.
• Contratos de concesión de cualquier índole.

Ojo: que no se exija el RUP no significa que no se verifique nada. La ley dice que en estos casos corresponde a la entidad contratante verificar las condiciones de los proponentes. Por ejemplo, en la mínima cuantía, el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015 indica que la invitación debe señalar cómo acreditar la capacidad jurídica y la experiencia mínima, si se exige, y que la entidad podrá exigir una capacidad financiera mínima cuando no haga el pago contra entrega a satisfacción. Lea la invitación completa para saber qué documentos debe aportar.

Fuera de esa lista, la regla es que el RUP se requiere. Esto aplica, por ejemplo, a la licitación pública y a la selección abreviada de menor cuantía o por subasta inversa, salvo que el caso encaje en alguna de las excepciones legales. Si usted vende dotación o papelería y quiere participar en procesos por encima de la mínima cuantía, conviene tener el registro al día.

Qué información se registra y qué certifica la cámara

Para inscribirse, el Decreto 1082 de 2015 pide, entre otros, identificar los bienes, obras y servicios que usted ofrecerá al Estado con el Clasificador de Bienes y Servicios (el sistema de codificación de las Naciones Unidas conocido como UNSPSC) en el tercer nivel, y aportar certificados de experiencia expedidos por terceros que hayan recibido esos bienes, obras o servicios, o copias de los contratos cuando no pueda obtener el certificado. En cada certificado debe indicar a qué códigos corresponde la experiencia.

También se exige información contable y financiera según el caso, y un certificado sobre el tamaño empresarial. Las personas jurídicas con menos de tres años de constituidas pueden acreditar la experiencia de sus accionistas, socios o constituyentes.

Los indicadores que aparecen en el certificado

Con esa información, la cámara verifica y certifica, según el artículo 2.2.1.1.1.5.3 del decreto, la experiencia, la capacidad jurídica y estos indicadores: índice de liquidez (activo corriente sobre pasivo corriente), índice de endeudamiento (pasivo total sobre activo total), razón de cobertura de intereses (utilidad operacional sobre gastos de intereses), rentabilidad del patrimonio y rentabilidad del activo.

Por qué el certificado le ahorra trámites

El certificado del RUP es plena prueba de las circunstancias verificadas por la cámara. Por eso, la ley dispone que las entidades no podrán exigir, ni los proponentes aportar, la documentación que se usó para la inscripción. Solo cuando el objeto a contratar requiera verificar requisitos adicionales a los del registro, la entidad podrá hacerlo directamente. Cada entidad fija en el pliego los requisitos habilitantes del proceso, que deben ser adecuados y proporcionales a la naturaleza y al valor del contrato; su RUP debe cumplir esos mínimos.

Si usted es MiPyme, el Decreto 1082 de 2015 también permite acreditar esa condición con copia del certificado del RUP vigente y en firme, por ejemplo para pedir que una convocatoria se limite a MiPymes.

Renovación, actualización y controles

El registro no es un trámite de una sola vez. Según el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015, la persona inscrita debe presentar la información para renovarlo a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año; si no lo hace, cesan los efectos del RUP. La información sobre experiencia y capacidad jurídica puede actualizarse en cualquier momento, lo que sirve, por ejemplo, para incluir un contrato recién terminado.

La cámara de comercio se abstendrá de inscribir, renovar o actualizar cuando la información sea insuficiente, inconsistente o incompleta. Además, el acto de inscripción se publica y cualquier persona puede presentar recurso de reposición dentro de los diez días hábiles siguientes, prestando caución.

Las entidades estatales deben enviar mensualmente a las cámaras la información sobre contratos, multas y sanciones. Las multas permanecen en el certificado por un año desde su publicación, y las sanciones e inhabilidades por el término que duren. Y si la cámara establece graves inconsistencias en lo que usted registró, cancelará la inscripción y quedará inhabilitado para contratar con el Estado por cinco años; en caso de reincidencia, la inhabilidad es permanente. Registre solo información veraz y bien soportada.

Los pasos en la plataforma de cada cámara y en el SECOP II no están en la ley: consulte directamente a su cámara de comercio y los manuales de Colombia Compra Eficiente.

Resumen práctico

• El RUP lo deben tener las personas naturales y jurídicas domiciliadas o con sucursal en Colombia que quieran contratar con el Estado, salvo en las excepciones del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007.
• No se exige en contratación directa, mínima cuantía, servicios de salud, enajenación de bienes del Estado, compras agropecuarias en bolsa, actividades comerciales propias de empresas estatales y concesiones; allí la entidad verifica sus condiciones según la invitación o el pliego.
• El RUP certifica requisitos habilitantes (experiencia y capacidades); no da puntaje ni garantiza el contrato.
• Renuévelo a más tardar el quinto día hábil de abril de cada año o perderá sus efectos, y actualice su experiencia cuando termine nuevos contratos.
• Antes de presentarse, lea completo el pliego de cada proceso: allí la entidad fija los requisitos habilitantes concretos que su RUP debe cumplir.

Este texto es informativo y no reemplaza la lectura del pliego de condiciones ni la asesoría de un abogado o contador. Las normas y los pliegos cambian: verifique siempre la fuente oficial.