Qué se puede subsanar en una oferta y qué causa su rechazo en contratación estatal

Usted se presentó a un proceso de contratación, la entidad publicó el informe de evaluación y su empresa aparece como "no habilitada" porque faltó un certificado. ¿Perdió el proceso? No necesariamente. La ley colombiana distingue entre los errores que se pueden corregir, lo que se conoce como subsanar, y los que llevan al rechazo de la oferta. Conocer esa diferencia antes de presentarse puede salvar una propuesta. En este artículo le explicamos qué dice la norma, hasta cuándo puede subsanar y qué faltas no tienen arreglo.

La regla general: no se rechaza por documentos que no sirven para comparar

La regla está en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, en la redacción que le dio el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. Dice que la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas, no son razón suficiente para rechazar una oferta.

La misma norma agrega que todos los requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje deberán ser solicitados por las entidades estatales. Es una obligación de la entidad, no una facultad: si a usted le falta un documento de ese tipo, la entidad debe pedírselo antes de descartarlo.

Esta regla va de la mano con el principio de economía del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, que ordena interpretar los procedimientos de forma que no se usen defectos de forma o la inobservancia de requisitos como excusa para no decidir.

Qué se puede subsanar

En la práctica, lo subsanable son los llamados requisitos habilitantes: las condiciones mínimas que la entidad verifica para dejarlo participar, pero que no le dan puntos. Según el numeral 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, la capacidad jurídica, la experiencia, la capacidad financiera y la de organización del proponente se verifican como requisitos habilitantes y no otorgan puntaje, salvo la excepción prevista para la selección de consultores.

Algunos ejemplos de lo que, por regla general, entra en esta categoría:

Una empresa de dotación que olvidó adjuntar el certificado de un contrato ya ejecutado para acreditar experiencia; una papelería que no anexó un documento de su capacidad jurídica; un contratista de obra menor que presentó incompleto un formato de experiencia. Si esos documentos no dan puntaje, la entidad debe pedirlos y usted puede aportarlos dentro del plazo.

Un dato útil: el parágrafo 5 del mismo artículo 5 establece que las entidades deberán aceptar la experiencia adquirida con contratos con particulares. Si usted ha vendido uniformes o equipos de cómputo a empresas privadas, esa experiencia cuenta.

Además, recuerde que el certificado del Registro Único de Proponentes (RUP) es plena prueba de lo que allí consta y haya sido verificado por la cámara de comercio, y que las entidades no pueden exigirle los documentos que ya usó para inscribirse en ese registro (artículo 6, numeral 6.1, de la Ley 1150 de 2007).

El límite: nada que haya pasado después del cierre

La subsanación sirve para demostrar algo que usted ya cumplía cuando cerró el proceso, no para cumplirlo después. La norma es expresa: durante el término para subsanar, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre. Si el contrato que quiere mostrar como experiencia terminó después de la fecha de cierre, no le sirve para ese proceso.

Hasta cuándo puede subsanar

El plazo general es hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. El traslado es el tiempo en que el informe permanece publicado para que los oferentes lo conozcan y presenten observaciones. Las fuentes fijan estos términos:

• Licitación pública: el informe permanece cinco (5) días hábiles para observaciones (artículo 30, numeral 8, de la Ley 80 de 1993). En licitaciones de obra pública, el informe del primer sobre queda en el SECOP cinco (5) días hábiles, plazo hasta el cual los proponentes pueden entregar los documentos solicitados (parágrafo 3 del mismo artículo, añadido por la Ley 1882 de 2018).
• Selección abreviada de menor cuantía: la entidad debe publicar el informe de evaluación durante tres (3) días hábiles (artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015).
• Concurso de méritos: el informe se publica durante tres (3) días hábiles (artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015).
• Mínima cuantía: la entidad debe fijar en la invitación un término preclusivo para recibir los documentos subsanables; si no lo fija, puede subsanar hasta antes de que termine el traslado del informe de evaluación, que se publica mínimo un (1) día hábil (artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015).
• Procesos con subasta: los documentos no necesarios para comparar las propuestas deberán ser solicitados hasta el momento previo a la subasta (parágrafo 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007).

Los plazos son en días hábiles y el cronograma de cada proceso fija las fechas exactas. Revise siempre el pliego de condiciones, el documento donde la entidad fija las reglas del proceso, o la invitación en el caso de mínima cuantía.

Qué no se puede subsanar y causa el rechazo

No entregar la garantía de seriedad con la oferta

El parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 es tajante: la no entrega de la garantía de seriedad junto con la propuesta no será subsanable y será causal de rechazo. La garantía de seriedad es la póliza, garantía bancaria o patrimonio autónomo que respalda que usted mantendrá su oferta y firmará el contrato si se lo adjudican. Si el proceso la exige y no la adjunta, no hay segunda oportunidad.

No responder a tiempo lo que la entidad pidió

La misma norma dice que serán rechazadas las ofertas de quienes no suministren la información y la documentación solicitada por la entidad hasta el plazo señalado. El derecho a subsanar existe, pero tiene fecha de vencimiento.

Intentar mejorar la oferta

La obligación de pedir documentos cubre los requisitos que no afectan la asignación de puntaje. Lo que le da puntos (por ejemplo, el precio o los factores técnicos que califica el pliego) no entra en esa regla. Además, el numeral 8 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 prohíbe que, al presentar observaciones al informe, los oferentes completen, adicionen, modifiquen o mejoren sus propuestas.

Las causales de rechazo del pliego y la oferta artificialmente baja

El artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015 exige que el pliego indique las causas que dan lugar a rechazar una oferta. Léalas una por una antes de presentarse. Por otra parte, si su precio parece artificialmente bajo, la entidad debe pedirle que explique las razones; analizadas sus explicaciones, el comité evaluador puede recomendar rechazar la oferta o continuar con su análisis (artículo 2.2.1.1.2.2.4 del mismo decreto).

Cómo prepararse para no depender de la subsanación

Subsanar es un salvavidas, no una estrategia. Antes de radicar, revise su oferta contra el pliego con una lista de chequeo propia: requisitos habilitantes, factores de puntaje, formatos exigidos y, sobre todo, la garantía de seriedad con el valor y la vigencia que pida el pliego.

Después del cierre, esté pendiente del informe de evaluación y de cualquier requerimiento de la entidad. Si le piden un documento, entréguelo completo y dentro del plazo, y asegúrese de que demuestre una situación anterior al cierre. Si su RUP está al día, buena parte de su información habilitante ya estará certificada.

Tenga presente que el pliego de cada proceso manda: además de la ley nacional, cada entidad fija sus propias causales de rechazo y su cronograma, y en algunos casos debe usar documentos tipo obligatorios. Cuando tenga dudas sobre un caso concreto, consulte el pliego, la norma y, si lo necesita, a un asesor.

Resumen práctico

• La entidad debe pedirle los documentos que no afectan el puntaje antes de rechazar su oferta (artículo 5, parágrafo 1, de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Ley 1882 de 2018).
• Puede subsanar hasta el término de traslado del informe de evaluación de cada modalidad; en subasta, hasta antes de que esta se realice.
• Solo puede demostrar hechos ocurridos hasta el cierre; nada posterior sirve.
• No entregar la garantía de seriedad con la oferta no es subsanable y causa rechazo.
• No puede mejorar su oferta ni sus factores de puntaje; lea completas las causales de rechazo del pliego.

Este texto es informativo y no reemplaza la lectura del pliego de condiciones ni la asesoría de un abogado o contador. Las normas y los pliegos cambian: verifique siempre la fuente oficial.